De logistieke organisatie rondom een wielerploeg: een hele puzzel

Met de globalisering van het wielrennen en de uitbreiding van de sport in de afgelopen decennia is de tijd al lang voorbij dat het wielerseizoen in Europa midden februari begon en er gedurende het seizoen maar weinig wedstrijden tegelijk werden gehouden. Tegenwoordig racet Team dsm-firmenich PostNL in de eerste maanden van het jaar door Oceanië, Zuid-Amerika én het Midden-Oosten, terwijl ze soms op één dag aan zes wedstrijden deelnemen met hun Vrouwen-, Mannen- en Developmentprogramma.

Dit brengt een aantal logistieke uitdagingen met zich mee, die meestal worden aangepakt door de afdeling Operations van het team. Dagelijks zorgt het team van vijf medewerkers ervoor dat de juiste mensen van de ploeg en het benodigde materiaal op het juiste moment op de juiste plek worden gebracht. Zo regelt Operations bijvoorbeeld op enig moment in het jaar de vluchten en hotels voor 62 renners, 13 coaches en gemiddeld 24 staf. Tegelijkertijd zorgen ze ook voor de materialen in het magazijn in Deventer en alle voertuigen van het team, zoals teamauto’s, bussen, bestelwagens en kooktrucks.

Een hele uitdaging, hè? Laat staan als we in meerdere landen tegelijkertijd rijden. Volgens Marloes Poelman, Head of Operations and Finance bij Team dsm-firmenich PostNL, is dit tot een bepaald punt goed te doen.

“Normaal gesproken nemen we deel aan een koers met het Vrouwen- en Developmentprogramma, terwijl we tegelijkertijd twee of drie races rijden met het Mannenprogramma. Dan hebben we vier of vijf racelijnen, die we logistiek gezien goed kunnen beheren. Maar het toevoegen van een zesde race levert een probleem op, omdat we dan materialen en auto’s over de races moeten verdelen.”

Verre koersen

Je zou zeggen dat dat al behoorlijk veeleisend is voor Operations, maar het wordt nog hectischer met koersen waarvoor we met het vliegtuig naar verschillende continenten van de wereld moeten reizen. De planning voor deze races begint lang van tevoren, zowel wat betreft de materialen die moeten worden meegenomen, als de bijbehorende administratieve zaken. Hiervoor moeten Marloes, Kim Bekhuis (Operations Manager) en de rest van onze collega’s in harmonie samenwerken om ervoor te zorgen dat alles goed is voorbereid.

Een van de eerste struikelblokken is ervoor zorgen dat al het materiaal veilig en op tijd op de wedstrijdlocatie aankomt. Het kost de mechaniekers op ons hoofdkantoor een paar dagen om alles in te pakken voordat het materiaal naar het vliegveld wordt gebracht. Sommige wedstrijdorganisatoren regelen een specifieke vlucht voor het materiaal, terwijl voor andere races de fietsen e.d. door de renners en staf moeten worden meegenomen.

Ook kunnen we onze eigen auto’s niet meenemen naar een wedstrijd waar we naartoe moeten vliegen. In dat geval wijst de wedstrijdorganisatie ons auto’s met dakdragers toe, maar onze fietsen zijn speciaal gemaakt voor onze eigen auto’s en dakdragers. We moeten ons dus ook aanpassen aan de materialen die ons ter beschikking worden gesteld.

 

Papierwerk en nog meer papierwerk

Het is niet alleen de fysieke kant waar rekening mee moet worden gehouden. Kim legt uit dat er ook veel digitaal moet worden geregeld.

“Er is veel meer om rekening mee te houden dan het “normale boeken van vluchten en hotels” zoals we dat bij Europese races doen. Bijvoorbeeld, alle juiste douaneformulieren moeten correct zijn ingevuld en dat varieert sterk afhankelijk van het land waar we naartoe gaan. Zo niet, dan kan dit leiden tot uren vertraging of in sommige gevallen zelfs dat het materiaal niet vervoerd mag worden of dat de betreffende persoon niet mag reizen.”

Kim vervolgt: “We moeten ook visa aanvragen voor de renners en de staf die wedstrijden bijwonen. Dit vergt veel werk en planning, waarbij mensen soms zelfs hun lokale ambassade moeten bezoeken als laatste stap in het proces. Kim moet ook contact onderhouden met onze medische staf om ervoor te zorgen dat iedereen de juiste vaccinaties heeft, of om te controleren of ze een booster of vaccin nodig hebben om een ziekte te bestrijden die in een bepaald land vaker voorkomt.”

Tot slot is ook communicatie een belangrijk aandachtspunt. Op sommige plaatsen is het niet mogelijk om je Europese telefoon of telefoonnummer te gebruiken. In dat geval worden simkaarten en soms zelfs specifieke telefoons gekocht om in dat land te gebruiken. Ook nemen we vaak onze eigen communicatiesystemen mee en ook daarvoor hebben we een goedgekeurde licentie nodig van de lokale overheden om bepaalde radiofrequenties te mogen gebruiken tussen de renners en de volgauto.

Alles weer opnieuw

Natuurlijk is niet alleen de heenweg een logistieke uitdaging, we moeten er ook voor zorgen dat alles en iedereen weer soepel terugkomt! Dus voor de terugreis verloopt de planning en het regelen ongeveer hetzelfde: ervoor zorgen dat al het materiaal onder de gewichtslimieten blijft, dat het op de juiste manier bij het afgiftepunt aankomt en dat het papierwerk klopt voor renners, staf en materiaal. Bij terugkomst in Europa zijn er vaak weer een paar medewerkers nodig om de materialen van het vliegveld op te halen en terug te brengen naar ons hoofdkantoor, waar het uitpakken begint en de spullen netjes worden opgeborgen totdat ze de volgende keer weer nodig zijn.

Marloes concludeert: “Behalve dat we opis eigenlijk alles anders in verre koersen in vergelijking met een race in Europa. Het is altijd een leuke uitdaging, en gelukkig hebben we een geweldige groep mensen binnen het team die zo hard mogelijk werkt om alles zo soepel mogelijk te laten verlopen.”